El Archivo de la Diputación ha actualizado la organización de sus fondos conforme al cuadro de clasificación -instrumento básico no solo para abordar la organización de la documentación, sino también para permitir una mejor identificación, difusión y comprensión de los fondos que custodia- normalizado para archivos de las diputaciones provinciales y forales y de los consejos y cabildos insulares de España, aprobado en 2018.
Pilar Rodríguez, jefa de Archivo y Biblioteca, sección que depende del Servicio de Cultura de la institución provincial, explica que «era obligado tener presente este trabajo definitorio, con vocación de ser un referente para organizar los fondos de todas las diputaciones, incluido el archivo electrónico, comprender el papel de las diputaciones a lo largo de su historia, y para organizar y difundir mejor el importante legado documental que albergan sus archivos». Además, se ha descrito la referencia a otros fondos que se han ido incorporando al Archivo de la Diputación en los últimos años, algunos de carácter privado a través de legados, donaciones y depósitos.
fondo voluminoso. El nuevo cuadro de clasificación se presenta como un árbol esclarecedor donde situar el enorme volumen documental del Archivo de la Diputación, integrado por fondos propios, pero también por numeroso material de otras entidades y particulares que la administración provincial ha heredado o recibido por diferentes causas (asunción de las competencias, legados ydonaciones).
Unas cuantas cifras -de finales de 2021- dan idea del volumen y soporte documental custodiado, con cerca de 2.650 metros lineales de estanterías (en los que predomina el papel), más de 26.000 unidades de instalación (cajas de documentos, libros y planos), más de 17.500 fotografías en soporte físico (incluidas diapositivas, negativos yortofotos) a los que se suman miles de videos, casetes, microfilmes, microfichas, discos compactos, objetos, ficheros omemorias usb y no menos de 600.000 imágenes y documentos digitalizados, cálculo este último aproximado, dadas la diversidad y cantidad de formatos existentes.
El fondo propio de la Diputación se estructura en tres áreas: Gobierno y dirección -con actas de plenos desde 1838-; administración de recursos -con escrituras a partir de ese mismo año y ejemplares del Boletín Oficial de la Provincia desde 1833- y prestación de servicios, que incluye el apartado de la función esencial de la Diputación definida primigeniamente como «tutela y control» de los ayuntamientos, que devino en «asesoramiento y asistencia» a los municipios a partir de 1925 (al perder la condición de institución con superioridad jerárquica sobre ellos). La serie documental más antigua de esta función corresponde al capítulo de las elecciones municipales, con fondos generados por la Junta Provincial del Censo Electoral (1844-1976).
BENEFICENCIA y HOSPITAL. De 1849 son los documentos más antiguos del amplio y diverso apartado de establecimientos provinciales de beneficencia y Ciudad Asistencial San Telmo, incorporando la gestión de Maternidad y Hospicio desde 1850, con una sección específica para el fondo documental del hospital provincial en sus siete décadas de vida (1935-2004). Hay que destacar otras series documentales asociadas a funciones históricas de la Diputación: la de quintas y milicias, con fondos de 1838 a 1940; la de instrucción pública y enseñanza (desde 1840), que engloba además el fondo de la Escuela Universitaria de Enfermería (desde 1971); y la gran sección de vías, infraestructuras y edificaciones en la provincia, función que tendrá un largo desarrollo en la historia de la Diputación, y que conforma un gran conjunto documental de expedientes y proyectos de obras desde 1850.
OLMEDA y DEPORTES. Se incluyen aquí los fondos de la Fundación Provincial de Deportes, que funcionó como entidad jurídica propia de 1985 a 2014, año en el que regresaron sus competencias al Servicio de Deportes, Ocio y Tiempo Libre de la Diputación; del Patronato Provincial de Turismo, con un proceso similar entre 1986 y 2021; y de la Villa Romana La Olmeda -fondo creado en 1980-, y varias entidades y patronatos más participados por la Diputación, algunos ya desaparecidos, pero otros en pleno funcionamiento, normalmente en cuanto afectan a la propia institución: Fundación Díaz-Caneja, Fundación Piedad Isla-Juan Torres, Instituto Castellano y Leonés de la Lengua y Consorcio para la Gestión Turística del Canal de Castilla.
Legados culturales. También forman parte de estos fondos de origen privado el legado entregado por la familia del dulzainero Julio Cuesta (1893-1981) y de su hijo Julio Cuesta González (1927-1957), con partituras, fotografías y otros documentos; y los fondos fotográficos de Manuel Durántez Suárez (en el que sobresalen las imágenes del Canal de Castilla), de Severino Rodríguez (con cerca de 650 diapositivas sobre edificios y enclaves urbanos especialmente de Herrera de Pisuerga), de Jesús Alaiz Poza (con curiosas diapositivas de la ciudad de Palencia de los años 60), y del sacerdote Julio Ruiz Pérez (Santoyo, 1904-Grijota, 1984), con más de 1.800 imágenes, muchas sobre el patrimonio artístico de Palencia. Asimismo, el Archivo de la Diputación recibió un interesante legado de la Sociedad Filatélica Palentina.
Cabe subrayar, como colofón, que el Archivo cuenta con los Inventarios de Archivos Municipales de la provincia, fruto de un largo proceso de actuaciones que la Diputación viene desarrollando en asesoramiento, colaboración y organización de los archivos de los ayuntamientos desde los años 80 del pasado siglo.