El Día Internacional de los Archivos, una conmemoración con la que se pretende aclarar el valor de estos espacios y difundir su importancia, se celebraba ayer. Una ocasión, señala el Consejo Internacional de Archivos, propulsor de la misma, para explicar que estos documentos son creados, recibidos y conservados como una evidencia sobre acontecimientos y una información de valor jurídico o significado histórico a largo plazo.

Los ayuntamientos atesoran gran cantidad de estos documentos que son generados en el ejercicio de sus funciones. Constituyen los archivos municipales una fuente de información fundamental para el estudio de cualquier localidad desde la Edad Media hasta la actualidad. Estos documentos perpetúan la larga historia de un pueblo y cuentan cómo ha sido desde siglos atrás su gobierno y administración, las obras que se han acometido, su actividad agrícola y ganadera, su sanidad, educación, beneficencia y asistencia social, su población, estadística, hacienda, su recaudación... En definitiva, su identidad.

La Diputación colabora con los Ayuntamientos en la conservación, organización y acrecentamiento del patrimonio documental. Consciente de la importancia y trascendencia de los archivos, desde el año 1982 la Institución ha acometido un total de 455 actuaciones a través de programas de organización e inventarios de archivos de las que se han beneficiado 186 municipios.

Los documentos se conservan en las localidades y la Diputación cuenta con copia de los inventarios-guías de gran parte de los archivos municipales que pone a disposición de investigadores y ciudadanos en el espacio habilitado para ello en el Castillo de Fuentes de Valdepero.

El objetivo de estas actuaciones es contribuir a agilizar y mejorar la gestión administrativa de los ayuntamientos y salvaguardar el rico y abundante patrimonio documental que atesora la identidad de un pueblo.

La Diputación comenzó en el año 1996 la organización y descripción de 40 archivos municipales con 92 inventarios informatizados en bases de datos normalizadas en un programa específico de gestión que incluyó la documentación de los ayuntamientos actuales, de sus entidades menores, de los ayuntamientos desaparecidos agregados y de las mancomunidades.

Los programas de organización e inventarios de los archivos municipales utilizados por la institución se han ido potenciando con las nuevas herramientas informáticas, que han permitido mejorar la elaboración de inventarios en formatos electrónicos. Paralelamente procedió a la catalogación, microfilmación y digitalización de la documentación más relevante.

El año pasado llevó a cabo la actualización del inventario del Archivo Municipal de Fuentes de Valdepero gracias a la colaboración con el propio Ayuntamiento de la localidad y la UNED, que aportó una alumna del curso de Postgrado de Especialista Universitario en Archivística. Entre 2013 y 2014 realizó la migración de bases de datos de Inventarios de Archivos Municipales en el nuevo Programa informático, lo que supuso una inversión de casi 6.000 euros.

Este año ya se ha concluido el inventario de la documentación histórica del Archivo Municipal de Vertavillo, depositada en el Archivo de la Diputación, así como su digitalización. Además, se está trabajando en la organización y descripción del Archivo de Becerril de Campos, para lo que la Institución empleará más de 20.600 euros en las propias dependencias del Archivo de la Diputación.